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Zeitmanagement – Meine 10 persönlichen Basics

Zeitmanagement, Selbstmanagement, Aufgabenmanagement. Viele Begriffen die unterm Strich ähnliches aussagen wollen, nämlich: Wie kann ich mehr aus der Zeit machen, die mir gegeben wurde? Genaugenommen kann man Zeit nämlich gar nicht managen, denn sie wird nicht mehr oder weniger, egal wie wir uns verhalten. Wir können unsere Zeit aber mit mehr Sinn und Leben füllen.

Deshalb habe ich hier für euch 10 Tipps (plus einen Bonustipp) zusammengetragen, die mir persönlich jeden Tag dabei helfen meine Zeit besser zu nutzen und vor allem den Spaß an der Arbeit aufrecht zu erhalten. Indem ich jeden Tag die folgenden Regeln beherzige fühle ich mich selten überfordert oder gestresst. Ich freue mich auf die Arbeit und den Tag und komme abends entspannt nach Hause.

 

1.    Nicht mehr als 3 wichtige Aufgaben pro Tag

Als ich noch neu im Labor war und auch etwas überwältigt von der Fülle an Aufgaben die jeden Tag anstehen, habe ich erst versucht Ordnung in das Chaos zu bringen, indem ich ellenlange To-Do-Listen geschrieben habe. Um alle diese Aufgaben in einem Tag unterzubringen, habe ich sie außerdem mit unrealistischen Zeitfenster versehen. Inzwischen weiß ich, dass Experimente, die laut Protokoll 2 Stunden dauern in der Realität mindestens die doppelte Zeit benötigen. Inklusive Vorbereitung und Aufräumen. Das plane ich inzwischen entsprechend ein.

Obwohl Bürokram in der Regel weniger Zeit beansprucht, habe ich mir daher angewöhnt nie mehr als 3 wirklich wichtige Aufgaben pro Tag einzuplanen (es dürfen auch mal weniger sein). Darunter fallen für mich: Wichtige Experimente, Vorträge, wichtige Telefonate oder Gespräche, Schreibarbeiten für wichtige Manuskripte (Thesis, Paper etc.), Auswertung von Daten und so weiter. Nicht darunter fallen: Emails checken, Kaffeeplausch mit Kollegen, Routinetätigkeiten (wie z.B. Zellen splitten, Medium wechseln). Wie ihr eure Prioritäten setzt ist natürlich dabei ganz euch überlassen.

 

2.    Eat the Frog

Unangenehme Aufgaben lassen sich leider selten vermeiden, weder im Alltag noch während der Arbeit. Anstatt das schwierige Telefonat zu führen, das nächste Kapitel der Studienarbeit zu schreiben oder sich mit dem komplizierten Statistikprogramm rumzuschlagen, das man sowieso nie richtig verstanden hat, räumen wir stattdessen unseren Schreibtisch auf, putzen die Wohnung, gehen einkaufen, spitzen unsere Bleistifte und sortieren sie absteigend nach Graustufen.

Obwohl wir dabei zwar immer irgendwie beschäftigt sind, bleiben die wichtigen Dinge liegen, wir kommen nicht voran und fühlen uns schlecht und gestresst.

Brian Tracy, ein amerikanischer Managementforscher und Autor (dessen Buch ich hier auch irgendwann noch besprechen möchte), empfiehlt dafür die „Eat the Frog-Taktik“. Der glitschige, schwer zu fassende Frosch steht dabei für eine unangenehme Aufgabe, die schwer anzugehen ist. Er empfiehlt, den Tag immer mit der schwierigsten, unangenehmsten Aufgabe zu beginnen, damit der Kopf danach frei ist für die schönen, angenehmen Dinge und vor allem für Kreativität und neue Ideen.

Nicht alle Experten vertreten diese Ansicht, einige empfehlen mit einfachen Dingen in den Tag zu starten um in einen entsprechenden Workflow zu kommen. Für mich funktioniert die Eat-the-Frog-Taktik allerdings besser, da mein Kopf dann frei ist und mich die Aufgabe den Rest des Tages nicht mehr stressen kann.

 

3.    Meilensteine

Sicherlich habt ihr davon schon öfter gehört, hilft mir aber immer wieder aufs Neue, wenn große Projekte anstehen. Bevor ich mich überwältigen lasse, zerlege ich mir die Projekte in kleine Häppchen, die einfach zu erledigen sind und nicht viel Zeit kosten.

 

4.    Monotasking

Ganz ehrlich: Ich konnte mich noch nie mit dem vielgepriesenen Multitasking anfreunden. Ich mache viel lieber eine Sache einmal konzentriert und dafür richtig, als viele Dinge halbscharig zur gleichen Zeit. Das lief bei mir bisher immer schief und am Ende stand ich mit mehr Arbeit da, als wenn ich die Aufgaben nacheinander -aber dafür ordentlich- abgearbeitet hätte. Die Wissenschaft gibt mir dabei übrigens Recht, denn Multitasker brauchen im Schnitt 50% länger für dieselben Aufgaben als Monotasker. (Junco, Cotten 2012; Rötzer 2016)

 

5.    Gut organisierter Arbeitsplatz

Es soll ja Leute geben, die ohne kreatives Chaos nicht arbeiten können, aber ich gehöre definitiv nicht (mehr) dazu. Unaufgeräumte Schreibtische verleiten mich eher dazu, in die Prokrastinationsfalle zu tappen und erstmal aufzuräumen, obwohl eigentlich wichtigeres ansteht. Eine ordentliche Ablage hilft mir übrigens auch dabei, wichtige Dokumente nicht zu vergessen und nach Priorität zu sortieren.

 

6.    Feste Zeiten für Emails einplanen

Diesen Tipp habe ich das erste Mal in Tim Ferriss‘ Buch „Die 4 Stunden Woche“ gelesen (auch hier soll zu gegebener Zeit eine Buchbesprechung folgen). Emails bekommen wir ja gerne mal den lieben langen Tag zu allen Tages- und Nachtzeiten und oft könnte man den ganzen Tag mit Emails beantworten füllen. Tim Ferriss empfiehlt, nur zweimal am Tag nach seinen Emails zu sehen: Einmal um 12 Uhr mittags und einmal um 16 Uhr (aber niemals morgens als erstes ins Postfach gucken!).

So stellt man sicher, dass man nicht durch permanent eintreffende Emails aus dem Workflow gerissen wird (bis zu 28% der Arbeitszeit gehen durch solche Unterbrechungen verloren). Außerdem haben sich, besonders bei Rundmails, viele Anliegen schon von alleine erledigt ohne dass man überhaupt tätig werden muss.

 

7.    Routine

Klingt zwar erstmal langweilig, spart aber enorm viel kognitive Kapazität: Routinen. Morgenroutine, Abendroutine, Putzroutine, Arbeitsroutine… Wenn man wiederkehrende Aufgaben immer zur gleichen Zeit und auf die gleiche Weise erledigt, muss man nicht mehr darüber nachdenken. Man macht einfach und spart sich unnötige negative Gedankenkreise.

Eine gute Routine um den Arbeitstag zu starten könnte zum Beispiel so aussehen: Kaffee kochen, Handy lautlos stellen, Kopfhörer aufsetzen um Ablenkungen auszublenden, die drei wichtigsten Aufgaben des Tages festlegen, entscheiden welches die Unangenehmste ist und mit dieser beginnen. Nach einer Stunde 10 Minuten Pause machen, vielleicht mit den Kollegen schwatzen oder kurz frische Luft schnappen.

 

8.    Biorhythmus beachten

Am besten gehen wir die wirklich wichtigen Aufgaben dann an, wenn wir am Produktivsten sind. Wann das ist, muss jeder für sich selbst herausfinden. Bei mir ist es in der Regel am frühen Morgen. Ich komme lieber eine Stunde vor allen anderen in die Arbeit um in Ruhe die wichtigen Themen des Tages abzuarbeiten und gehe dafür auch eine Stunde eher nach Hause um persönliches zu erledigen, wie zum Beispiel Arzttermine oder den Wocheneinkauf.

Auch achte ich auf die Zeitintervalle in denen ich am Stück arbeite. Sobald ich merke, dass meine Konzentration nachlässt, mache ich eine Pause. Sonst passiert es, dass ich stundenlang apathisch vor dem Bildschirm sitze ohne eigentlich zu realisieren, was ich da gerade lese.

In der Mittagspause versuche ich übrigens so oft es geht an die frische Luft zu gehen um wieder neue Energie zu tanken. Nach 16 Uhr lege ich mir grundsätzlich keine wichtigen Aufgaben, da der Tag bis dahin für mich in der Regel gelaufen ist und ich nicht mehr wirklich aufnahmefähig bin. Ab da mache ich mir einen Plan für den nächsten Tag, checke Emails oder unterhalte mich mit Kollegen.

 

9.    Arbeiten nach dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, besagt, dass 80% der Ergebnisse in 20% der Zeit erreicht werden können. Für die verbleibenden 20% benötigt man dann allerdings fast 80% der Zeit. Quantität und Qualität der Ergebnisse stehen also nicht zwangsweise in einem linearen Verhältnis zueinander. Oft sind es nur einige wenige Dinge die zum Gelingen eines Projektes beitragen. Tatsächlich findet man die Verteilung des Pareto-Prinzips in vielen Bereichen unseres (Arbeits-) Lebens. Zum Beispiel werden

  • 80% des Umsatzes mit 20% der Produkte eines Unternehmens erwirtschaftet.
  • 80% der Anrufe mit nur 20% der Kontakte getätigt.
  • In Meetings 80% der Beiträge von 20% der Teilnehmer getätigt.
  • 80% der Zeit nur 20% der Kleidung (nämlich die Lieblingsteile) getragen.

Im Laufe der Zeit habe ich mir angewöhnte viele Dinge nach dem Pareto-Prinzip zu erledigen. Bei den meisten Arbeiten bin ich deutlich besser vorangekommen, wenn ich einen ersten Entwurf erarbeitet habe, der zwar nicht perfekt war, aber die wesentliche Inhalte wiedergibt. Dieser kann dann nach und nach perfektioniert werden (falls erforderlich).

 

10.   Ruhepausen einhalten

Niemand kann 8 oder mehr Stunden durchackern. Wenn meine Konzentration nachlässt, dann mache ich Pause. Ich halte nichts von reinem Aktionismus in dem man von frühmorgens bis spätabends im Büro sitzt und auf den Bildschirm starrt, obwohl man unterm Strich nicht wirklich produktiv ist. Wenn man unkonzentriert und erschöpft ist, sollte man eine Pause machen. Daher bin ich auch strikt dagegen nach Feierabend oder am Wochenende Arbeit mit nach Hause zu nehmen (Außer es macht wirklich Spaß und man hat Lust darauf).

Merke: Ein hoher Zeiteinsatz ist noch kein Garant für gute Arbeit.

 

+1 .  Mein Mastertipp: Andere um Rat fragen

Niemand muss alles können. Wenn ich mir bei einer Sache nicht sicher bin und es in meiner näheren Umgebung einen Experten gibt (oder einfach jemanden, der das Gleiche schonmal machen musste), bitte ich ihn um Hilfe. Es ist mir nicht nur einmal passiert, dass ich mich mit einem komplizierten Programm oder der Formatierung einer Exceltabelle herumgequält habe (oft Tage oder sogar Wochen) und hinterher stellte sich heraus, dass mein Vorgehen

  1. A) Völlig falsch war.
  2. B) grundsätzlich richtig aber unnötig kompliziert war.
  3. C) Richtig war, das Ergebnis so aber schon vorhanden. Die Arbeit hätte man sich also sparen können.

Seither lautet meine Devise: Wer nicht fragt, bleibt dumm ?

 

Natürlich gibt es noch andere unzählige Tipps und Bücher zum Thema Zeitmanagement. Diese hier habe ich ausgewählt, weil ich sie tatsächlich beherzige und sie für mich funktionieren.

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Quellen

Photo by Lisa Fotios from Pexels.

Junco, Reynol; Cotten, Shelia R. (2012): No A 4 U. The relationship between multitasking and academic performance. In Computers & Education 59 (2), pp. 505–514. DOI: 10.1016/j.compedu.2011.12.023.

Rötzer, Florian (2016): Von Multitasking und Monotasking. Heise. Available online at https://www.heise.de/tp/features/Von-Multitasking-und-Monotasking-3211197.html.

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