tagesplan Kalender Stressfrei durch den Tag
Organisation

Stressfrei durch den Tag – Mein Tagesplan

Ich glaube, ich muss heute ein kleines Geständnis machen: Ich bin eigentlich ziemlich faul. Das heisst jetzt nicht, dass ich den ganzen Tag nur rum liege und nichts tue. Aber ich hole gerne mit dem minimalsten Aufwand das absolute Maximum für mich heraus. Ein gut strukturierter Tagesplan hat mir dabei schon oft geholfen.

Bei jeder Aufgabe, die bei meiner Arbeit oder im Alltag so anfällt, frage ich mich deshalb immer, was zu tun ist, damit ich möglichst wenig Aufwand habe.

tagesplan Kalender Stressfrei durch den Tag

Mit der Zeit hat sich dabei herauskristallisiert, dass mir fünf Minuten nachdenken und planen oft viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen. Und so habe ich Schritt für Schritt und mit viel Ausprobieren ein System für mich entwickelt, das mir einen reibungslosen Tagesablauf ohne allzu viel Stress ermöglicht (in der Regel).

Mein Tagesplan ist natürlich weder fertig noch vollkommen noch wird es zu jedermanns Arbeitsabläufen passen. Aber es kann vielleicht als kleiner Anhaltspunkt bzw. Inspiration dienen. Ich wünsche euch viel Spass damit!

tagesplan Kalender Stressfrei durch den Tag

Ein paar allgemeine Tipps

Routine Routine Routine

Alles, was automatisch und routinemäßig abläuft, belegt schonmal keinen Arbeitsspeicher im Gehirn. Besonders Montag morgen finde ich es ganz angenehm, wenn ich nicht groß darüber nachdenken muss, was als ersters ansteht (Kaffee!) oder was besonders wichtig ist.

Da sind dann erstmal Kaffee und Emails checken angesagt.

Flexibel bleiben

Wer alles ganz akribisch und auf die Minute genau durchplant, hat keinen Spielraum mehr auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Vieles dauert deutlich länger als ursprünglich veranschlagt und unter Umständen kommen neue Aufgaben dazu, die ebenfalls dringend erledigt werden müssen.

Dazu kommt, dass man selbst auch nicht perfekt ist. Irgendwas vergisst man immer und muss spontan umplanen (Ich zumindest).

Abhängigkeit prüfen

Viele Aufgaben hat man selbst in der Hand und kann frei bestimmen, wie und wann man sie erledigen möchte. Manche Dinge kann aber nicht selbst abarbeiten, weil nur andere die nötige Expertise oder Berechtigung dazu haben.

Ich bin leider schön öfter in die Falle getappt, dass ich Aufgaben vor mir hergschoben habe, weil ich dachte, es bleibt genügend Zeit. Dann stellt man fest, dass die eine Person, von der man noch eine wichtige Unterschrift braucht, zwei Wochen im Urlaub ist. Mist!

tagesplan Kalender Stressfrei durch den Tag

Outsourcing

Selbst das beste Gedächtnis kann ins Schleudern kommen, wenn man es überfordert. Ich bilde mir gerne ein, mir wirklich viel und auch zuverlässig merken zu können. Aber irgendwann kommt der Punkt, an dem Manches dann doch hinten runter fällt. Und wenn es etwas Wichtiges ist, steht man im schlechtesten Fall ziemlich blöd da.

Alle Kleinigkeiten, die sich ohne großen Aufwand erledigen lassen, mache ich deshalb in der Regel sofort. Dann muss ich sie mir nicht merken und kann sie nicht vergessen.

Was nicht sofort erledigt werden kann, entweder weil es zu aufwendig ist oder aber zu einer bestimmten Zeit erledigt werden muss, das schreibe ich auf meinen Tagesplan.

Wichtig ist dabei, dass es für all diese Dinge einen festen Platz gibt, an dem man sie abrufen kann. Das kann ein Notizblock sein oder ein Email Account, eine To-Do-Liste oder der Google Kalender, völlig egal. Wichtig ist, dass man nicht jedesmal ein neues Notizzettelchen anfängt, die dann alle durcheinander fliegen und verloren gehen.

Der richtige Kalender

Ich habe für mich selbst verschiedene Systeme ausprobiert. Obwohl ich den Googlekalender sehr gut finde und auch lange damit gearbeitet habe, bin ich irgendwann wieder zurück in die analoge Welt.

Jetzt sammle ich alle To-Dos, Aufgaben und Termine in einem Wochenkalender. Der bildet quasi das Herzstück meiner Zeitplanung, sei es für die Woche, den Monat oder den Tag.

Ich kann nicht ganz genau sagen, warum ich damit besser zureckt komme als mit digitalen Kalendern und Zeitmanagementsystemen, aber ich habe das einfach so akzeptiert und für mich funktioniert es ganz prima.

Ich nutze übrgiens diesen Wochenplaner weil er Platz für Notizen hat, mir die Illustrationen von Helme Heine so gut gefallen und ich auch das Buch als Kind so gern mochte.

Wochenplaner Helme Heine Plan B Labor
Wochenplaner Helme Heine Plan B Labor
Wochenplaner Helme Heine Plan B Labor

Tagsplan Template

Hier habe ich euch eine kleine Vorlage erstellt, die als Anhaltspunkt dienen soll, wie man dem eigenen Tag etwas Struktur verliehen kann. Zum Download als PDF Dokument geht’s übrigens hier.

Tagesplaner Plan-B-labor

Ich wünsche euch ganz viel Spass und Erfolg mit dieser Vorlage! Feedback ist jederzeit willkommen.

Welche Tipps und Tricks habt ihr auf Lager, um gut organisiert durch den Tag zu kommen?


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